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第一章 办公室管理1

第一节 办公室的种类1

一、办公室的布局1

二、涉外秘书的办公室5

第二节 办公室的布置7

一、涉外秘书办公桌的选择7

二、办公室的管理9

第三节 办公室的美化11

一、办公室环境的科学标准11

二、办公室环境的美化15

第二章 接打电话的艺术17

第一节 接打电话的要领17

一、礼貌17

二、准确20

三、高效21

第二节 处理打给上司的电话22

一、挡驾22

二、上司正在开会、外出时的电话23

三、其他注意事项23

第三章 处理邮件25

第一节 收到邮件的处理26

一、收受邮件26

二、邮件的初步分类27

三、拆阅邮件28

四、邮件登记30

五、邮件的分发31

第二节 发出邮件的处理34

一、打印信封35

二、装封前的检查36

三、信件的装封37

第四章 印章管理38

第一节 印章的作用和种类、式样38

一、印章的作用38

二、印章的种类39

三、印章的式样40

第二节 印章的产生和使用42

一、印章的刻制、颁发和启用42

二、印章的保管44

三、印章的使用44

四、用印注意事项47

第三节 印章的停用、销毁和介绍信管理48

一、印章的停用和销毁48

二、介绍信管理50

三、如何鉴别假印章52

第五章 上司工作日程和商务旅行安排53

第一节 上司工作日程安排53

一、编制工作日程表53

二、编制一周工作计划表54

三、日程安排注意事项55

第二节 安排约见56

一、约见的分类56

二、约见的轻重缓急安排57

三、不宜安排约见的时间58

四、安排约见注意事项58

五、取消约见59

第三节 上司出差安排60

一、制定商务旅行计划60

二、购票和准备物品63

三、上司出差期间秘书的工作64

四、上司归来后秘书的工作64

第六章 接待来宾65

第一节 接待要领65

一、热情有礼65

二、交换名片的礼节66

三、来客登记69

四、善于记住来客姓名69

第二节 接待有约而来者70

一、招呼来客70

二、引导72

三、注意事项73

第三节 接待无约而来者74

一、分流75

二、婉言拒绝76

三、会客中又来新客77

四、帮助上司中止会客78

五、接待投诉者79

第四节 接待重要宾客81

一、确定规格81

二、迎接82

三、陪车83

四、注意事项85

五、送别事宜86

第七章 社交活动及礼仪88

第一节 协助上司处理社交事宜88

一、邀请与答复88

二、赠礼及祝贺90

三、捐赠和赞助95

四、舞会96

五、陪同观赏97

第二节 主持节目98

一、节目主持人的形象98

二、节目主持人的语言99

三、节目主持人的应变能力101

第三节 操办宴请活动101

一、宴请种类101

二、宴会的筹办103

三、桌次的排法104

四、席次的排法108

五、宴请程序112

六、出席宴请礼节113

第八章 涉外交际115

第一节 外国人的称呼和姓名115

一、外国人的称呼115

二、外国人的姓名117

第二节 外国重要习俗123

一、美国人的习俗123

二、英国习俗125

三、法国习俗126

四、德国习俗127

五、俄国习俗128

六、澳大利亚习俗129

七、日本习俗131

第三节 国外重要节日132

一、欧美重要节日132

二、亚洲重要节日135

三、外国人的忌讳137

第九章 筹办会议139

第一节 常见会议的种类139

一、内部会议139

二、外部会议140

三、电化会议142

第二节 会前秘书工作143

一、拟制会议计划143

二、准备文件资料146

三、发送会议通知147

四、会场布置155

第三节 会间服务159

一、迎接客人159

二、会场签到161

三、合影161

四、会议记录162

五、编写会议简报165

六、生活服务167

第四节 会后服务168

一、撰写会议纪要168

二、善后工作172

第十章 文件处理和档案管理173

第一节 涉外机构文件工作概述173

一、涉外机构文件的涵义173

二、涉外机构文件处理的涵义174

第二节 涉外机构文件处理程序175

一、收文处理程序175

二、发文处理的具体操作180

三、办毕文件的处置183

第三节 涉外机构档案管理工作概述185

一、涉外机构档案的特点185

二、涉外机构档案工作的管理方针187

第四节 涉外机构文件材料的归档制度188

一、档案的收集与归档188

二、归档制度的具体内容189

第五节 涉外机构档案的整理191

一、档案整理工作原则191

二、归档文件的整理192

三、档案分类排序方法195

第六节 涉外机构档案的管理与利用198

一、编制档案检索工具198

二、档案保管措施199

三、档案的鉴定和利用199

四、涉外机构档案管理的特殊情况200

第十一章 办理出入境事宜202

第一节 出国手续202

一、递呈出国申请书202

二、办理护照204

三、申请签证209

四、办理黄皮书213

五、办理出境登记卡215

第二节 出国准备事宜216

一、订购机票217

二、了解航空交通知识219

三、其他准备事宜219

第三节 办理出境检查220

一、边防检查220

二、海关检查220

三、安全检查221

第十二章 协助上司谈判224

第一节 谈判概述224

一、何谓谈判224

二、谈判的程序225

三、谈判的模式和对手类型226

第二节 谈判谋略227

一、善于倾听和问答228

二、常用的谈判谋略230

第三节 谈判中秘书的工作232

一、谈判的准备233

二、谈判会场的布置236

三、谈判过程中的秘书工作237

四、操办签字仪式238

第十三章 秘书与项目管理241

第一节 项目管理概述241

一、项目的概念与特点241

二、项目工作阶段划分242

三、项目的组织管理243

第二节 项目的范围与时间管理245

一、项目的范围管理245

二、项目的时间管理247

第三节 项目的成本与质量管理250

一、项目的成本管理250

二、项目的质量管理252

第四节 项目的沟通与人力资源管理255

一、项目的沟通管理255

二、项目人力资源管理258

第五节 项目的风险管理261

一、项目风险及其管理261

二、项目风险事件控制方法的步骤与内容265

后记267